TS: no cabe implantar una herramienta digital como única vía de comunicación con RRHH si exige usar de algún modo dispositivos personales
El Tribunal Supremo ha dejado claro en una sentencia muy reciente que no es admisible implantar una herramienta digital como única vía de comunicación con recursos humanos si se exige de algún modo el uso de dispositivos personales (STS de 22 de abril de 2026)
El caso concreto enjuiciado
Se dirime si la empresa demandada puede imponer una herramienta digital como fórmula única de comunicación de las personas trabajadoras con recursos humanos, deshabilitando las opciones de correo electrónico y de cita presencia.
El 17 de junio de 2024, la empresa notificó a la plantilla que se instauraba la herramienta HR Case como la vía única de comunicación y entrega de documentación de las personas trabajadoras con el departamento de Recursos Humanos, deshabilitando las opciones de correo electrónico y de los canales presenciales.
La Federación de Servicios, Movilidad y Consumo de la Unión General de Trabajadores (UGT), la Federación de Servicios de Comisiones Obreras (CCOO), la Unión Sindical Obrera (USO) y la Confederación General del Trabajo (CGT) interpusieron demandas de conflicto colectivo contra la decisión empresarial.
La AN (SAN de 19 de noviembre de 2024) estimó las demandas de UGT, CCOO y USO y estimó parcialmente la demanda de CGT; declarando nula y sin efecto la comunicación remitida por la empresa el 17 de junio de 2024 sobre «Nuevo proceso de gestión de incidencia en nómina – “HR Case – New process for payroll incide”
La sentencia del Supremo
El TS desestima el recurso de la empresa y ratifica lo sentenciado por la AN.
Razona el Supremo que lo que la Audiencia Nacional reprocha a la empresa es «la fijación como única fórmula de comunicación de una sola herramienta, que, conforme a los hechos declarados probados, y en contra de lo expuesto por la empresa, no facilita sino dificulta y restringe de forma evidente tanto las posibilidades de comunicación con recursos humanos, como la gestión y resolución rápida y eficaz de las incidencias que se producen.
La sentencia recuerda, en este sentido, de un lado, que «ni desde los ordenadores de la empresa, ni desde los quioscos que fueron implantados en los centros de trabajo, y que están conformados por tres ordenadores para poder imprimir las nóminas, no se puede adjuntar documentación alguna a las solicitudes.
De otro, que «el tiempo medio de respuesta que produce el sistema, que según expresó la empresa demandada era de 14 a 17 días, produciendo incidencias en la resolución y repercutiendo en la necesaria celeridad que cierto tipo de permisos o solicitudes pudieran requerir (véase permisos de conciliación o de carácter inmediato).
Y, finalmente, que las personas trabajadoras deben «emplear medios informáticos personales para poder ejercer los derechos que le son reconocidos.
A la vista de lo anterior, la sentencia recurrida concluye que el sistema HR Case, si bien puede ser la «fórmula principal», no puede ser la forma «única», habida cuenta de las «limitaciones y dificultades que su uso comporta.»
De ahí que la sentencia recurrida reconozca el derecho de las personas trabajadoras a seguir utilizando los canales presenciales y de correo electrónico por los que se venían comunicando con la dirección de recursos humanos, si bien la Audiencia Nacional hace referencia a que la empresa puede limitar «su uso en circunstancias excepcionales.
Deja claro el TS que la sentencia recurrida afirma expresamente que la empresa puede instaurar estos sistemas. Lo que sucede es que el sistema HR Case plantea acreditadas dificultades a las personas trabajadoras; no les permite subir directamente los documentos que fundamentan sus peticiones, teniendo que utilizar medios digitales propios para ello o recurrir al teléfono personal de su manager; y, en fin, da respuestas tardías no compatibles con la rapidez, incluso inmediatez, que la respuesta empresarial debe tener, al menos en algunos supuestos.
Las objeciones no están, así, en la instauración y potenciación de la herramienta HR Case, sino en sus deficiencias, insuficiencias y retrasos. Y son tales deficiencias, insuficiencias y retrasos los que han llevado a la sentencia recurrida a considerar que aquella herramienta no puede ser el sistema único de comunicación, cuando las personas trabajadoras venían utilizando otros sistemas (presenciales, correo electrónico), que no les exigían un esfuerzo tan desproporcionado, refiriendo la propia sentencia recurrida que la empresa puede limitar el uso de estos otros sistemas a circunstancias excepcionales.
