¿Se pueden subir fotos o vídeos de los empleados a la web o redes sociales corporativas?
Laboral & protección de datos: ¿Se pueden subir fotos o vídeos de los empleados a la web o redes sociales corporativas? Te lo explica en este artículo, Ulises David González López, DPO y Privacy Compliance Consultant en Prodat.
Web corporativa, blog, newsletter, redes sociales, vídeos corporativos… cada vez hay más situaciones donde una compañía puede querer utilizar la imagen de sus empleados, pero para poder hacerlo bien (y evitar sanciones que pueden llegar a ser cuantiosas) hay que conocer bien el marco normativo en materia de protección de datos.
Existen diversas razones por las cuales una empresa podría utilizar la imagen de sus empleados basándose en necesidades del negocio. Sin embargo, esta actuación puede conllevar una serie de obligaciones legales para las empresas y una serie de riesgos de diversa índole para el propio empleado.
En este artículo abordamos el uso de la imagen de los trabajadores por parte de las empresas, los usos correctos, riesgos y límites de este tratamiento de datos personales:
Finalidades
Entre las finalidades que suelen perseguir las empresas, y para las que utilizan estos datos, se encuentran supuestos como la:
- Obtención de cercanía en la prestación de servicios: hoy en día, con el boom de la digitalización y el trabajo a distancia, es habitual ver la imagen de la persona que me atiende en la prestación de servicio, que puede utilizarse tanto en la firma de correos electrónicos, como en el desarrollo de videoconferencias. Estos ejemplos, conforman medidas que algunas empresas orientan e implantan para sustituir la cercanía en la prestación de servicios con la que contaba el modo tradicional.
- Publicidad y marketing: Las empresas pueden utilizar la imagen de sus empleados en anuncios publicitarios, folletos y otros materiales de marketing para transmitir la confiabilidad, profesionalismo y compromiso de su equipo.
- Fortalecimiento de la marca: Al utilizar la imagen de sus empleados en materiales de marketing, las empresas pueden mejorar la percepción del público sobre su marca y establecer una relación más cercana y auténtica con su audiencia.
- Diferenciación de la competencia: Al utilizar la imagen de sus empleados en su estrategia de marketing, las empresas pueden destacar frente a la competencia y posicionarse como una organización única, con valores y cultura empresarial diferenciados.
- Creación de comunidad: Las empresas pueden utilizar la imagen de sus empleados en sus redes sociales y otros canales de comunicación para crear una comunidad en línea y establecer una conexión más cercana con su audiencia.
¿Cuáles son los límites que debe respetar la empresa?
Al utilizar la imagen de los empleados, las empresas deben tener en cuenta que existen ciertos límites legales y éticos que deben ser respetados para proteger los derechos de los empleados y evitar posibles consecuencias negativas para la empresa.
Estos límites los podemos agrupar en aspectos como:
- La necesidad de contar con un consentimiento informado: esto implica que el empleado debe ser informado de cómo se utilizará su imagen y tener la oportunidad de aceptar o rechazar la utilización
- Determinar un propósito específico: la empresa debe tener un propósito específico y legítimo para utilizar la imagen de un empleado, y no debe utilizarla para fines distintos a los acordados
- Respeto a la privacidad, debiendo evitar la publicación de información o imágenes que puedan ser consideradas invasivas o comprometedora
- Evitar la discriminación basada en la apariencia física o cualquier otra característica protegida por las leyes de discriminación laboral
Además, hay que tener en cuenta otros aspectos como la propiedad intelectual. Si la imagen de un empleado fue creada por la empresa o en el curso de su trabajo, la empresa tiene los derechos de propiedad intelectual sobre esa imagen. Sin embargo, si la imagen fue creada por el empleado en su tiempo libre o utilizando sus propios recursos, el empleado podría tener derechos sobre la imagen.
La imagen como dato de carácter personal
Por otra parte, el empleado tiene derechos generales que deberán respetarse como el derecho a la propia imagen de las personas, que viene consagrado en el artículo 18.1 de la Constitución Española y desarrollado por la Ley Orgánica 1/1982, de 5 de mayo, de protección civil del derecho al honor, a la intimidad personal y familiar y a la propia imagen, y los derechos que le asisten sobre la protección de sus datos personales derivados del Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos y por el que se deroga la Directiva 95/46/CE (RGPD).
En relación a esta última norma, la imagen del empleado debe ser tratada como un dato de carácter personal al amparo del artículo 4.1 RGPD. La imagen de una persona se considera un dato de carácter personal porque permite su identificación o reconocimiento, y puede estar relacionada con otros datos personales como el nombre, la dirección, el correo electrónico o el número de identificación.
La consideración de dato de carácter personal comporta la necesidad de cumplir con ciertos requisitos y regulación específicas cuando se trata de la recopilación, almacenamiento, tratamiento y divulgación, entre otros tipos de tratamiento.
Estos requisitos pueden incluir la obtención del consentimiento explícito del empleado, la implementación de medidas de seguridad para proteger los datos personales, la limitación del uso y divulgación de los datos personales, y la implementación de procedimientos adecuados para la eliminación de los datos personales.
La exposición de la imagen de un empleado puede conllevar varios riesgos de privacidad, algunos de los cuales pueden ser:
- Uso no autorizado: Si la imagen de un empleado es compartida o divulgada sin su autorización, puede ser utilizada por terceros de manera inapropiada, como el uso de la imagen en publicidad engañosa o la creación de perfiles falsos en redes sociales.
- Discriminación: La exposición de la imagen de un empleado puede aumentar el riesgo de discriminación basada en su apariencia física o cualquier otra característica protegida por normativas sobre la discriminación laboral.
- Acoso o intimidación: La exposición de la imagen de un empleado puede aumentar el riesgo de acoso o intimidación en el lugar de trabajo o en línea.
- Difamación: Si la imagen de un empleado es utilizada de manera inapropiada o engañosa, puede dañar su reputación y poner en peligro su carrera profesional.
Por tanto, además de las medidas generales aplicadas al tratamiento de datos personales, es importante que las empresas tengan políticas claras y procedimientos establecidos para el concreto tratamiento de la imagen de sus empleados, donde se establezcan las finalidades, los límites, las garantías del consentimiento solicitado y la información de los riesgos a los propios empleados.
También es importante que los empleados sean conscientes de los riesgos potenciales y tomen medidas para proteger su privacidad, como revisar su configuración de privacidad en las redes sociales y tener cuidado al compartir su imagen en línea.
El consentimiento en la relación laboral
En general, el consentimiento del empleado para el uso de su imagen por parte de la empresa dentro de una relación laboral no es suficiente para que el tratamiento de datos personales, incluyendo la imagen, sea considerado legítimo y cumpla con la normativa de protección de datos personales.
Esto se debe a que la relación laboral implica una relación de subordinación entre la empresa y el empleado, lo que podría limitar la capacidad del empleado para otorgar un consentimiento libre e informado. En este sentido, el consentimiento del empleado podría ser considerado viciado, ya que no se cumpliría con uno de los requisitos fundamentales del consentimiento: que este sea libre y voluntario.
No obstante, existen medidas adicionales que las empresas pueden tomar para garantizar que el consentimiento, además de explícito e informado, haya sido libre y voluntario. Algunas de estas medidas son:
- Proporcionar información clara y completa sobre el uso previsto de la imagen: La empresa debe informar al empleado de manera clara y completa sobre cómo se utilizará su imagen, quiénes tendrán acceso a ella y con qué fines se utilizará.
- Dar tiempo suficiente para que el empleado revise y decida: La empresa debe dar tiempo suficiente al empleado para revisar la información proporcionada y tomar una decisión informada antes de otorgar el consentimiento.
- Permitir que el empleado retire su consentimiento en cualquier momento: La empresa debe permitir al empleado retirar su consentimiento en cualquier momento, sin consecuencias negativas para el empleado.
- Garantizar la ausencia de consecuencias negativas para el empleado en caso de negarse a dar su consentimiento: La empresa no debe tomar represalias ni sanciones contra el empleado que decida no otorgar su consentimiento.
- Garantizar que el consentimiento no sea una condición para el empleo: La empresa no debe condicionar el empleo o cualquier otra ventaja laboral a la obtención del consentimiento del empleado.
Además, dicho consentimiento ha de cumplir con las directrices del Comité Europeo de Protección de Datos (CEPD), siendo este granulado, es decir que el consentimiento se encuentre separado por finalidades, de tal manera que el interesado tenga claro para que está prestando su consentimiento en todo momento; cuando el tratamiento tenga varios fines, debe obtenerse el consentimiento para cada uno de ellos.
En resumen, la empresa debe tomar medidas adicionales para garantizar que el consentimiento de los empleados para el tratamiento de su imagen haya sido libre y voluntario, y que se cumplan los requisitos legales y éticos para el tratamiento de datos personales.