¿Es licito conservar solo una fotografía de las facturas?
¿Se pupeden conservar las facturas mediante una fotografía que muestre su contenido íntegro? El criterio de la Agencia Tributaria es el siguiente (aclaración a través de Informa. 144356, febrero de 2022)
Cuestión planteada
Procedencia de conservar las facturas mediante una fotografía que muestra su contenido íntegro. Dicha fotografía se envía por correo electrónico a una cuenta de correo corporativa específicamente creada para la recepción de facturas y alojadas en un servidor cloud.
A continuación, se procede a la destrucción del soporte papel original de las facturas, si bien las imágenes de dichos documentos permanecen almacenadas digitalmente durante los plazos de conservación establecidos legalmente.
Respuesta de la Agencia Tributaria: fotografías de las facturas
La conservación de las facturas debe efectuarse, sea cual sea el medio escogido para ello, de forma que se garantice la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad, así como el acceso a ellos por parte de la Administración tributaria sin demora.
Cuando el medio elegido para la conservación de las facturas sea el electrónico, deberán tenerse en cuenta los requisitos adicionales contenidos en los artículos 21 y 23 del Reglamento de Facturación.
Entre ello, no se incluye la necesidad de conservar una copia en formato papel de las facturas recibidas electrónicamente, o de las recibidas en papel que hayan sido objeto de digitalización para su conservación por medios electrónicos.
Los software de digitalización homologados serán aquellos referidos en la Resolución de 24 de octubre de 2007, de la Agencia Estatal de Administración tributaria, sobre procedimiento para la homologación de software de digitalización contemplado en la Orden EHA/962/2007, de 10 de abril de 2007, que se encuentra en vigor en todo lo que no contradiga al Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.
Sin embargo, aclara la AEAT, nada impide que la digitalización se efectúe a través de otros medios, pero siempre y cuando se sigan reuniendo los requisitos de garantía señalados en la normativa.