Cómo se contabiliza un coste de seguridad social negativo
La contabilización mensual de nóminas no suele ser demasiado problemática. Basta con trasladar los importes del resumen de nómina generado por nuestro programa de nóminas o proporcionado por nuestro proveedor a un asiento básico de nóminas como el que sigue:
Sin embargo en ocasiones podemos encontrarnos datos difíciles de interpretar como costes negativos en la S.S. Coste Empresa. Aunque se nos muestre como un gasto negativo, no es ésta su naturaleza real, si no que suele ser el resultado de la compensación del coste real de la seguridad social con un pago delegado por IT o por una bonificación por formación y pueden pasar desapercibidos al agrupar todas las nóminas de la empresa en un solo asiento. Es posible que incluso contabilizando trabajador por trabajador no aparezca como negativo al compensarse con el coste del resto del mes por seguridad social para el mismo trabajador, el gasto en este caso aparecerá con valor menor del real, por lo que será más difícil de detectar la anomalía.
Cuando ocurre algo de lo anterior, mantener la información tal y como se nos muestra en el resumen contable de nóminas, si bien no tendrá implicaciones fiscales al compensar unos gastos con otros o gastos con ingresos, sí va a desvirtuar la información recogida en la Cuenta de Pérdidas y Ganancias.
A continuación mostramos con un ejemplo la contabilización correcta de dos situaciones en los que nos podemos encontrar con este “gasto negativo”.
Pago delegado por IT
En una situación de pago delegado por IT, la empresa adelanta a un empleado un salario que corresponde pagar a la seguridad social. Este salario adelantado, la empresa lo recuperará en la siguiente liquidación de seguros sociales.
En este caso, tendríamos que hacer varias correcciones en el asiento básico mostrado anteriormente:
Cabe tener en cuenta que a la hora de liquidar la deuda con la Seguridad Social, tendremos que utilizar tanto la cuenta 471 como la 476, para saldar ambas.
Bonificación por formación
En este caso, el menor Coste Empresa de Seguridad Social se debe al reembolso por parte de la Seguridad Social de gastos de formación para empleados. El tratamiento correcto de este reembolso sería contabilizar un ingreso por subvenciones y corregir el coste de seguridad social por dicho importe. Lo vemos en el siguiente cuadro:
De esta manera recogemos la naturaleza real tanto de los gastos de personal como la del ingreso por la subvención concedida, respetando así el Principio de no compensación de gastos e ingresos. Aunque es cierto que la ICAC permite dicha compensación si el efecto no es significativo (BOICAC 94/Junio 2013), parece más adecuado hacerlo de la manera explicada para no desvirtuar la Cuenta de Pérdidas y Ganancias.
