La hoja de ruta para constituir una empresa en España
De autónomo a constituir una sociedad o bien crear directamente una empresa. De nuestra experiencia en Sincro asesorando en este tipo de situaciones, te explicamos de manera práctica la “hoja de ruta” que debes seguir, de la mano de nuestra compañera Sofía Gómez Tovar:
Dar el paso de trabajar como autónomo a operar a través de una sociedad o incluso crear una sociedad sin experiencia previa como autónomo suele generar numerosas dudas y exige un análisis previo que aporte seguridad a la decisión.
Éstos son los aspectos más relevantes que deben tenerse en cuenta antes y durante el proceso de constitución.
- Análisis previo
El primer paso consiste en realizar una estimación realista de los ingresos y gastos previstos. Esta proyección permite valorar si los costes asociados a la constitución de una sociedad, junto con las obligaciones fiscales y contables que implica, resultan coherentes con la rentabilidad esperada.
Además, en función del beneficio estimado, será necesario determinar si resulta más eficiente tributar a través del Impuesto sobre Sociedades o del IRPF, comparando tipos impositivos, deducciones y cargas administrativas.
Como es conocido, constituir una sociedad conlleva más formalidades que si de un autónomo se tratase. Por esta razón, queremos recordar las más importantes:
- Llevanza de contabilidad conforme al Código de Comercio o normas aplicables.
- Legalización de libros obligatorios en soporte electrónico y legalización telemática.
- Formulación, aprobación y depósito en el Registro Mercantil de las Cuentas Anuales.
- Identificación y declaración del titular real.
- Qué estructura jurídica es más adecuada
Una vez evaluada la conveniencia económica y entendidas las obligaciones formales, el siguiente paso es definir la estructura jurídica más adecuada.
La elección del tipo de sociedad es una decisión estratégica que determina el grado de responsabilidad de los socios y la estructura de funcionamiento. La primera distinción es entre formas capitalistas, donde la responsabilidad queda limitada a las aportaciones, y formas personalistas, en las que los socios responden de manera personal, ilimitada y solidaria.
En la práctica, las opciones más habituales vienen siendo éstas:
- Sociedad de Responsabilidad Limitada (SRL): capital dividido en participaciones no representadas por títulos, gestión flexible, menor coste operativo y adecuada para sociedades cerradas con pocos socios.
- Sociedad Anónima (SA): capital dividido en acciones, capital mínimo superior y estructura orientada a proyectos con vocación de apertura a inversores o mercados más amplios.
La forma elegida debe reflejarse expresamente en la escritura pública de constitución y en los estatutos sociales, que incluirán la denominación, el tipo societario y el sistema de administración.
- Aspectos documentales y registrales esenciales
La escritura de constitución y la inscripción en el Registro Mercantil requieren especial atención. La escritura debe incorporar todas las menciones obligatorias, anexos y la identificación completa de socios, administradores y, cuando proceda, del titular real, incluyendo el NIF de quienes estén obligados a disponer de él.
La inscripción registral es constitutiva de la personalidad jurídica, por lo que el asiento debe recoger todas las circunstancias exigidas para la primera inscripción. Además, el registrador debe contar con la documentación acreditativa del NIF de la sociedad y con la autoliquidación que acredita la exención del ITP y AJD, en la medida necesaria para calificar e inscribir.
- Tratamiento fiscal de los gastos de constitución
Los gastos derivados de la constitución, ampliación de capital o emisión de instrumentos de patrimonio tienen la consideración de gasto contable y, con carácter general, son deducibles en el Impuesto sobre Sociedades, siempre que estén contabilizados y justificados. Su imputación debe realizarse conforme al criterio de devengo, salvo que resulte aplicable alguna regla específica de imputación temporal prevista en la Ley del Impuesto sobre Sociedades o en la Ley General Tributaria.
Desde el punto de vista contable, el Plan General de Contabilidad establece que los gastos de establecimiento deben registrarse como gasto del ejercicio. No obstante, cuando la normativa contable obliga a imputarlos directamente contra el patrimonio neto, ello no impide su deducibilidad fiscal: la LIS permite practicar un ajuste extracontable negativo para determinar correctamente la base imponible, garantizando así la deducción del gasto.
- Recomendaciones prácticas que marcan la diferencia
Más allá de los aspectos estructurales, existen ciertos detalles que pueden evitar problemas futuros y optimizar la deducibilidad de los gastos iniciales:
- Solicitar a los proveedores que esperen a la constitución formal para emitir facturas. Si la factura se emite antes de que la sociedad exista jurídicamente, deberá ir a nombre de los socios, lo que dificulta su deducción y puede generar cuestionamientos por parte de la Administración Tributaria. Emitirla una vez obtenido el NIF garantiza su correcta imputación y deducibilidad.
- Asegurar una documentación impecable. La deducibilidad de un gasto no depende solo de su naturaleza, sino de la capacidad de acreditarlo.
- Validar internamente toda la documentación. Desde la perspectiva de la asesoría, es fundamental remitir al cliente toda la documentación relevante para su revisión y confirmación. Esto evita errores, retrasos y discrepancias en la información que debe presentarse ante notaría, Registro Mercantil o Agencia Tributaria.
En definitiva, constituir una sociedad no es solo un trámite jurídico, sino una decisión estratégica que condiciona la operativa, la fiscalidad y la responsabilidad futura del negocio.
Finalmente, recomendamos desde SINCRO una planificación adecuada y una correcta gestión documental desde el inicio, además de contar con asesoramiento especializado en la materia, ya que esto permite evitar contingencias y garantizar que la empresa nace sobre bases sólidas.
